M306 Projektmanagement P2

Warum ist der Projektanfang/Initiierung so wichtig?

Die Initiierung eines Projekts ist entscheidend, um klare Ziele zu definieren, Stakeholder zu identifizieren und Ressourcen sowie Risiken frühzeitig zu planen, wodurch der Grundstein für den Projekterfolg gelegt wird.

Lastenheft und Pflichtenheft

Lastenheft: Was soll gemacht und erreicht werden (enthält aber keine Lösung). Bestandteil vom Projektauftrag und liegt in Verantwortung des Projektauftraggeber. Pflichtenheft: Wie die Anforderungen/Lasten vom Auftraggeber umgesetzt werden.

Projektantrag und Projektauftrag

Ein Projektantrag wird zuerst erstellt und zur Entscheidung vorgelegt. Wird dieser genehmigt wird er zum Projektauftrag. Sie unterscheiden sich in der Regel somit nicht. Die Begriffe können synonym verwendet werden.

Der Projektauftrag ist das Ausgangsdokument für die Vorbereitung, nachfolgende Planung, Führung und Entwicklung. Schriftlichkeit schafft Verbindlichkeit. Alles was nicht schriftlich formuliert werden kann, ist nicht zu Ende gedacht

Inhalt eines Projektauftrags

• Ausgangslage (IST Zustand)
• Zielformulierung
  • was wollen wir erreichen
  • SMART Zielformulierungsregel
  • ggf. auch nicht Ziele
  • Keine konkrete Lösung
• Betroffene Stellen
  • Betroffene stellen identifizieren
  • Wer ist vom Projektergebnis wie betroffen
• Ressourcen beziffern

• Zeit/Personen/Geld/Material/Infrastruktur/….

• Termine
  • Welche Termine/Meilensteine (Deadlines) liegen vor
• Nutzargumentation
  • Kosten Nutzen Analyse (Return of Invest)
  • strategischer Kontext

Umfang eines Projektantrags

Der Umfang eines Projektauftrags ist nicht unbedingt entscheidend, bei Kleinprojekten reichen meist etwa zwei Seiten. Für den Projektleiter beginnt das Projekt erst, wenn er den Projektauftrag in den Händen hat.

Probleme bei fehlendem und unzureichendem Projektauftrag

• Gefahr, dass Auftraggeber ständig Projektumfang ändert (ineffektiv)
• Gefahr unnötig verrichteter Arbeit, unzufriedener Auftraggeber/Auftrag- nehmer/Team (ineffizienz)
• Etwas «Unbekanntes» kann nicht geplant werden. Keine Risikostrategie möglich (unplanbar)
• Kein Controlling (SOLL/IST Vergleich) möglich -> Resultat kann nicht bewertet werden

Projektplanung in 5 Schritten

Vorteile Projektstruktierung im Team/Workshop

• Mehrere Meinungen aus unterschiedlichen Fachgebieten, (Risikominimierung)
• Auch "Meckerer" werden zumindest einmal angehört
• kurze direkte Kommunikationswege / Informationsabgleich
• Es geht weniger vergessen

Stolpersteine Projektstruktierung im Team/Workshop. Was muss man beachten?

• sinnvolle Zusammenstellung der Teilnehmer (nach gefragten Kompetenzen)
• gegebenenfalls sinnvolle, individuelle Vorbereitungsaufträge verteilen
• passende Infrastruktur mit notwendigen Hilfsmittel sicherstellen
• sinnvolle Terminierung, wenn notwendig mehrere Termine (mit den "richtigen" Leuten) bei einzelnen Terminen Pufferzeit einplanen
• Passende Methode im Voraus überlegen
• Unterlagen vorgängig zur Verfügung stellen
• Ablaufsplanung (Traktanden) -> Ziel der Veranstaltung

Wie kann ein PL prüfen, ob ein Teammitglied einer sinnvollen Tätigkeit nach geht:

Welchem Ergebnis dient "deine" Aktivität und ist die Erarbeitung dieses Ergebnisses für die aktuelle Phase geplant?

Han das nur inegno wells so a dummi Scheisse isch lol

Schätzen

Aufwände (Zeiten, Kosten) abschätzen, gehört zu einer der schwierigsten Aufgaben, die in einem Projekt anfallen.

Was hängt von den Schätzungen ab?

• Ressourcenplanung
• die erwartete Dauer eines Projekts
• der Angebotspreis an einen Kunden
• grundsätzliche Entscheid, ob ein Projekt überhaupt durchgeführt werden kann

Was braucht man für gute Schätzungen?

• Erfahrung
• Kenntnisse über das Projektumfeld
• gesunden Menschenverstand
• ein wenig Glück

Faktoren die Schätzungen unnötigerweise verschlechtern

• zu wenig Informationen, Unkenntnis
• Bei Gruppenschätzung Gefahr, dass sich der lauteste und nicht unbedingt cleverste durchsetzt
• Unterschätzung der Aufgabe, Aktivitäten werden "vergessen", keine Reserven
• schätzen für fremde Personen oder Projektplanung erfolgt nicht im Team
• sich selber überschätzen
• nicht Beachtung von Umfeld Faktoren (Risiken)
• Zuviel Optimismus/Pessimismus
• Persönliche Prägung

Schätzmethoden

Intuitiv schätzen - "Top-Down"

Grobschätzung zu einem frühen Zeitpunkt des Projektes. Bsp: "Herr Klein, was meinen Sie denn, wie lange wir für dieses Projekt brauchen?"

Eignung: Grundsätzlich für jede Art von Projekt. aber nur ganz zu Beginn als grobe schätzung "go/nogo"

Voraussetzung: Schätzung muss zwingend von Person mit extrem viel und breiter Erfahrung erfolgen Detaillierte Kenntnis Rahmenbedingung unablässig!

Chance: Erste (bedingte) Aussage ohne grossen Aufwand

Gefahr: Je mehr Bauch, desto ungenauer. Man wird immer wieder auf diese Aussage behaftet. Schätzung basiert oft auf Prägung/Erfahrung des Schätzers

Detailschätzung „Bottom-Up"

Wenn es etwa um die Erarbeitung von Ausschreibungsunterlagen oder die Kalkulation eines Angebots geht, muss detaillierter geplant und geschätzt werden.

Eignung: Grosse umfangreiche "einzigartige" Projekte mit einem hohen Anspruch auf Schätzqualität. Projekte mit grossem Risikopotential

Voraussetzung: Hohe Kenntnis/ Detaillierung Projektauftrag und Auseinandersetzung mit Projektstrukturierung (PHASE - ERGEBNIS - AKTIVITÄT)

Chance: Höchst mögliche Genauigkeit. Ansatz liefert gleichzeitig Struktur für Projektplan

Gefahr: Bei zu früher Deteilschätzung Gefahr des laufenden Änderns. Bei Missachtung vom Pareto Prinzip Gefahr des Vergoldens

Die Vergleichs- / Analogiemethode

Die Vergleichs- oder Analogiemethode beruht auf einer systematischen Erfassung und Auswertung der Erfahrungen aus Vorgängerprojekten.

Eignung: Projekte mit vorhandenen, ähnlichen Vorgängerprojekten

Voraussetzung: Vergleichbare/ähnliche Vorgängerprojekte. Vorgängerprojekte müssen standardisiert und entsprechen umfangreich dokumentiert sein.

Chance: Mit relativ wenig Aufwand genaues Schätzresultat. Wenn Vorgängerprojekte sinnvoll reflektiert werden, führt das zu einer laufenden Verbesserung der Projektabläufe

Gefahr: Gefahr das Risiken nicht erkannt werden -> mangelhaftes Risikomanagment. Wenn keine Reflexion stattfindet Gefahr das Fehler systematisch wiederholt werden

Die Kennzahlen-Methode

Für bestimmte Projektarten und Branchen stehen Kennzahlen zur Verfügung, die auf der Basis jahrelanger Erfahrung ermittelt wurden.

Eignung: Für Projekte die zerlegbar sind in standardisierte und parametrierbare Funktionen (Bauindustrie, Softwareprogrammierung)

Voraussetzung: Verlässliche Branchenkennzahlen auf Grund jahrelanger Erfahrung

Chance: Schätzer braucht nur bedingt Fachkenntnisse. Nachvollziehbare Schätzung ohne grossen Aufwand

Gefahr: Einsatz falscher oder zu wenig validierter Kennzahlen. Falsche Parameter eingesetzt auf Grund falscher Annahme

Shoutout an Florian und Eros fürd Unterlaga